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【知っておきたい】メールの返信を早くすれば仕事がうまくいく

メール

昨今の仕事の中でメールは、重要なツールとして位置づけられています。

そういった中で、「メールの返信を早くすれば仕事がうまくいく」と言っても過言ではありません!!

この記事では、メールの返信について記載していきますね(๑╹ω╹๑ )

 

なぜメールの返信を早くすべきか?

現代では時間の流れが早くなっています。

わたしは社会人歴17年前ですが、10年前に比べて時間の流れは格段に早いです。

理由は、スマホ・タブレット(iPhone、iPadなど)の普及が要因ではないでしょうか。

スマホ・タブレットで、いつでもどこでもメール確認、インターネットで情報も取ることができるようになりました。

LINEだと会話をしているように、コミュニケーションが取れるようになってます。

したがって、半日もメール返信や電話の折り返しがなければ「今日はお休みなのかな?」と思ってしまう程です。

そんな時代はイヤだ!!
と仮にあなたが思っても、常識が変化しているので逆らうことはできません・・・

まずは「現代の時間の流れは早いんだ」ということを認識しましょう!

 

メールの返信を早くすると得られるメリット

仕事ができると思わせられる

メールを出した相手からすると、メール返信が早いというのは「この人は仕事ができるのかね?」と思わせることができます。

誰だってイメージや印象に左右されて、人を評価していますので、「仕事ができる人」と思わせるのは重要なことです。

実際に返信が早いのですから、「返信=仕事」と考えれば、仕事が早いというのは間違いではないのかもしれません。

わたしの経験でも、メール返信が遅い人は仕事ができない人が多いというのが事実です、、、

仕事が早く進む

返信が早いので、仕事が早く進みます。

例えば、メール送信者との打ち合わせでも、お互いの返信が早ければトントン拍子に打ち合わせが進みますよね。

あなたがメール返信を止めてしまってたら、そこで停滞しますので、返信を早くして仕事を前に進めていかなければなりません。

サッカーのパスのような感じかと思います。

ボールを持ちすぎないで、サッとパスする感じですね♪

好きになる

好きになる?なぜ??

理由をご紹介していきますね(๑╹ω╹๑ )

相手からすると自分のメールに対しての返信が早いと、好感を持ってくれるようになります。

恋をしていて、意中の相手から返信が早いと「相手も自分のこと好きなのかな?」と思いますよね(笑)

それと同じです。

わたしも返信が早い人のことは好きです。

もちろん返信の早さだけで好き嫌いを判断することはありませんが、好かれる要素が1つでも多い方がいいですよね?

それは得意先・お客さんだけでなく、上司、同僚であってもそうだと思います。

友達であっても、予定を合わせる時なんかは返信が早いに越したことがありません。
お店を予約する時なんかは人数が決まらないと予約しにくいですからね。

レスポンスの早い人に頼みたい

わたしは現在、チームリーダーとして仕事をしていますが、チームのメンバーに仕事を振る際には、メールの返信を含めたレスポンスの早い人に仕事を振ることが多いです。

仕事を振られるということは、それだけチャンスが多いということです。

仕事を振られる→仕事の経験値が増える→また仕事を振ってもらる

上記のような好循環が生まれるのです!!

メール返信が遅い様なチームメンバーに仕事を振ってしまうと、いつまでに振った仕事をやってくれるのか不安になるので、どんどん仕事を頼まなくなってしまいます、、、

メール返信(レスポンス)を早くして、仕事をどんどん獲れるようにしましょう(๑╹ω╹๑ )

 

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メールの返信を早くするコツ

メールを早く返信することの重要性はご紹介してきましたが、実際どのようにしてメール返信を早くするか?ということについてコツを解説していきますね。

すぐ返信する

すぐ返信するというのは、メールを確認したらすぐに返信するというものです。

メールを確認後、後で返信しよう!とすれば返信し忘れというリスクが増えます。

そして、あとで返信が増えてくるとメールBOXの中でどんどん埋もれていき、そのメールは日の目を見なくなります・・・

最終的には、送信者からの催促で知ることになり、仕事ができない人の烙印を押されることになります^^;

したがって、メールの基本は即返信です(๑╹ω╹๑ )

まず返信する

前項で「メールは即返信」とご紹介しましたが、そんなに即返信ばかりできないよ、、、というお悩みを解決します。

即返信が難しいような案件であれば、「とりあえず返信」でOKです。

例を出すと、下記の通りです。

メールありがとうございました。
ご回答に関しては、午後に会社に帰って、資料確認後に改めてご連絡させて頂きます。

といった返信をしておけばいいのです。

そうすれば、相手は自分の出したメールが読まれているのを確認できますし、いつに回答がもらえそうかも分かります。

即返信が難しい内容については、とりあえず返信を行いましょう!!

スマホ・タブレットで返信する

メールはパソコンからじゃないと・・・なんてことをしてるとドンドン返信が遅くなります。

スマホやタブレットなら、パソコンを立ち上げなくて良いので、メール返信が格段に早くなります。

わたしはお堅い職業の方を相手に営業してますので、スマホやタブレットからのメール返信なんて・・・と思っていました。
しかし、相手が求めているのはパソコンからのメールではなく、レスポンスということに気づいてからは、スマホやタブレットからのメール返信しています(๑╹ω╹๑ )

iPadなら添付ファイルも見やすいです

スマホだと、画面が小さいので添付ファイルが見にくいですが、iPadなら添付ファイルも見やすいです。

しっかり添付ファイルを確認した上で、iPadでのメール返信がオススメですよ(๑╹ω╹๑ )

 

対応したメールは削除する

わたしは対応したメールはドンドン「受信箱」から削除しています。

そうすると受信箱に残っているメールは、未対応とすぐに分かるので、対応し忘れを防ぐことができます♪

メールを削除してもゴミ箱に入ってますので、あとで確認することが可能です。

削除に抵抗があるのでしたら、「削除」というフォルダーを作成して、対応したメールは削除フォルダーに移動させればOKです。

 

まとめ

メールは即返信以外の選択肢はありません!!

即返信して、メール削除がスタンダードです(๑╹ω╹๑ )

レスポンスが早くなれば、仕事の依頼が増えます。
即返信は何度も同じメールを見ないので、効率が良くなります。

したがって、こなせる仕事も増えます。

依頼が増えて、こなせる仕事も増えれば、あなたの評価は確実に上がります♪

メールの即返信を実行して、評価を上げて下さいね(^_-)

ご紹介した内容がご参考になれば幸いです!!