いきなりですが質問です！
あなたが送ったメール、読んでもらってますか？
ビジネスには欠かせないツールとなったメールですが、あまりにも増えすぎたメールによって弊害が出ているのも事実です。
現実には、メールを出したけど返事がない、メールで連絡したけど聞いてないと言われる等、これらはメールを送ったけど読んでもらってないことに原因があることがほとんどです。
そこで！
相手に伝わるメール術をご紹介したいと思います。
ご紹介するメール術は、多忙を極める某旧帝大 医学部の教授から教えてもらった内容となります。
私もサラリーマン歴14年なので、ビジネスの経験はそれなりにありますが、メールを大量に送られる立場の方から聞いて学んだ内容です。
これを実践すればあなたのメールが読んでもらえないという事がなくなるはず！
ではご紹介していきますね！！
Contents
件名で内容が分かるように
あなたのメールの件名は、内容が分かる件名になっていますか？
件名はメール一覧に表示されるので、件名で内容が分かれば読んでもらえる＝伝えたいことが伝わるということです。
件名だけで内容が分かれば尚更よいです。
例えば、
件名 : 明日14時会議室にて打ち合わせの確認
上司に明日の会議のリマインドをいれたいのであれば、この件名だけで伝わるのではないでしょうか。
本文には、念のため確認メールを入れさせてもらいました。
明日、よろしくお願い致します。
と、でも書いておけば、読んでもらえるメールのいっちょ上がりです！
悪い例もご紹介しておきます。
件名 : 「ご相談」
とかは最悪です。
なぜなら、メールを開かないと内容が全く分からないからです。
相手が暇であったり、あなたからのメールを待ち焦がれているなら開いてくれるかもしれませんが、件名が「ご相談」ならスルーされても文句は言えないでしょうね。
件名には、トコトンこだわって内容が一目で分かるようにしましょう！
本文が長いと読んでもらえない
あなたも長文メールがきて、読む気なくしたことはありませんか？
忙しい相手に長文メールはNGです。
まず、読んでもらえません。
忙しい相手でなくても、「長文なので時間がないので後で読もう」と思われてしまうと、1度閉じられたメールは2度と開かれることはありません。
そうすると返事が来なくなります。
それを避けるためには、
・端的に書く
・箇条書きで書く
スクロールせずに読めるのがベストです。
この記事のように適度に改行して、文字だらけにならないように空白を作ってあげるのも重要です。
字で埋まっていて黒色になってる画面は、正直見にくいですよね？
適度な改行で白色を入れてあげて、読みやすくしましょう！
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添付ファイルは開かないでもわかるように
添付ファイルを開くというのは、添付ファイルをクリックする、ファイルが開くまで待つという一手間、二手間かかってしまいます。
時間がかかって開いたら、添付ファイルが文字化け・・・。
これでは返事が望めません。
したがって、添付ファイルをできるだけ添付しないようにしましょう。
・止むを得ず添付するなら、要点を書く
・会議のAgendaなどメールに貼り付けられるなら貼り付ける
挨拶文はいらない
メール自体、正式な文章ではないので挨拶はいらないです。
どうしても入れたいのであれば、得意先なら「平素より大変お世話になっております。」ぐらいで十分だと思います。
挨拶が長くなってしまって、字が多いなという印象になって読まれないということを避けるためにも挨拶文はなしにする、もしくは最低限にする。
そうすると文字数を減らすことにも役立ちます。
文字数を減らすことができれば、長文メールだから読むのをやめようというのを避けることができます。
余白が増えるので、文字だらけの真っ黒メールにならなくなります。
いかに文字数を減らして、相手に読んでもらいやすくするかを考えましょう！
相手の立場になってますか？
基本的にあなたがメールを送る相手は忙しいです。
このご時世、暇なビジネスマンの方が珍しくです。
もう一度メールを送る目的を考えてみましょう！
あなたがメールを書く目的は、長いメールを心を込めて書くのが目的ではなく、メールを読んでアクション(返信してもらう、書類を出してもらう等)を起こしてもらうことが目的ではないでしょうか。
アクションしてもらうためには、まず読んでもらわないといけません。
ご紹介してきたポイントを取り入れてみて、読まれるメールを書くようにしていきましょう＼(^o^)／
まとめ
いかがだったでしょうか？
私も今回ご紹介した内容はやっていたつもりですが、改めて多忙である某旧帝大医学部の教授から言われたら、反省すべき点がありました。
教授となれば、1日にとんでもない数のメールが来るそうです。
ここだけの話、スルーされているメールも存在するらしいです・・・。
その中でいかに自分のメールを読んでもらうのか、どうやったらアクションを起こしてもらえるのかは考えてメールを送らなければならないと自戒の念を込めて記事にしました。
最後にビジネスをやっているサラリーマンに、ビジネスメールのコツを教えて下さった教授に感謝申し上げますm(_ _)m
