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ビジネスでは相手に伝わらないと意味がない~伝え方の4つのコツ~

当たり前ですが、ビジネスでは相手に伝わらないと全く意味がありません。

そんなこと当然でしょ!
と思われるでしょうが、結構理解されていません^^;

仮に理解されていても実践はされていません・・・

会社の同僚・後輩を見ていても、そう感じます。

この記事では、ビジネスで相手に伝える重要性と伝え方のコツについてご紹介していきたいと思います!

 

相手に伝わっていないケース

会社の同僚・後輩に「何で伝えなかったの?」と聞くと返ってくる答えがよくあるのが、「言ったんですが・・・」という回答です。

相手に言うのは当たり前ですが、相手がアクションしてくれないと伝わっていないです。
相手がアクションを起こしてくれて、初めて伝わったと言えます。

実際、言ったはずの相手に聞いてみると、「初めて聞いた」という答えが返ってきたことがあるはずです。

人間の記憶は忘れるようにできていますし、ハイハイと生返事していることも実際にあります^^;

次項からは、相手にアクションを起こしてもらえる伝え方のコツについてご紹介していきたいと思います!

 

口頭+メール

「口頭・電話」+「メール」という2つのツールを使うのがオススメです。

口頭・電話だとコミュニケーションは取りやすいですが、記録に残りませんので相手は後で見返すことができません。

メールは後で見返すことができますが、メールが埋もれてしまって見落とされるケースがあります。

したがって、口頭・電話+メールだと両方のメリットも活かせますし、2回伝えることになりますので、相手の記憶に残りやすくなります。

実際に活用する方法は、下記のような感じです。

・口頭・電話で打ち合わせした後に、メールで決定事項(日時、金額など)を送る
・メールを送った後に電話して、メールの内容について相談する

2つの媒体を上手く活用することによって、相手に伝わらなかったというのを防ぐことができます。

もちろん、すべての電話について後でメールする必要はありません。
自分・相手にとって重要と思える時だけでOKです。

 

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何回も言う

基本的なことですが、「何回も言う」ことは重要です。

繰り返しになりますが、人は忘れる生き物です。

したがって、悪気がなくても忘れてることは十分にあり得ます。
あなたも悪気なく忘れていたという経験はあるはずです。

あなたも忘れてしまうように、相手も忘れてしまいます^^;

相手は忘れてしますますので、思い出させてあげるというものです。

もちろん、「忘れてませんよね?」と直球で聞く訳にはいきません。
(相手との関係性によっては、直球でOKかもしれませんが)

忘れてませんか?と聞かずに思い出させるのには、下記の方法を使います。

言い方変える

言い方を変えるのは、電話しかしてなかったらメールする、メールだけだったら電話するという前項でご紹介した方法ですね。

リマインドする

リマインドするのも思い出させる、アクションを起こしてもらうためには有効です。

リマインドとは、「思い出させる」、「思い起こさせる」といった意味になります。

「念のため、リマインドさせて頂きました」
「恐縮ではございますが、リマインドのためメールさせて頂きました」

上記のように伝えれば、相手の気を悪くさせにくいです。

実際にわたしが接している国立大学の教授でも、リマインドしてくれたら助かると言われています(๑╹ω╹๑ )

経過を聞く

経過を聞けば、相手がアクションを起こしてくれているか一目瞭然で分かります。

「あの件ってどうなりましたか?」と確認する感じですね。

経過を確認するのは重要ですが、経過を待っていると忘れられていた場合にアクションが遅くなる可能性があります。

したがった、言い方を変えて伝えたり、リマインドして経過を聞くといった形で組み合わせて使用すればいいです。

 

相手にしゃべらせる

相手にしゃべらせるというのも相手に伝わる、アクションを起こしてもらいやすくなります。

だって、自分で話してますからね(^_-)

一方的に聞いただけだと、尚更忘れやすいのです^^;

質問して相手にしゃべらせる、意見を求めて相手にしゃべらせるといった形です。
書類を出して欲しいなら、「いつまでに出せるか相手に聞く」といった感じです。

自分で言ったことなので、話した内容を守ろうとしますよね??

相手にしゃべらせるというのは、セールスでは常套手段です。
人は説得では買いませんが、納得では買うのです。

同様に相手にしゃべらせて、納得してもらってアクションを起こしてもらいましょう!

 

相手との関係性を上げておく

相手との関係性も伝わる・伝わらない、アクションにも繋がってきます。

あなたもどーでもいい人にお願いされても、ハイハイとなるでしょう。
それと同じです。

相手にとって、あなたが重要な人であれば相手は話をよく聞いてくれます。
優先的にあなたの用事をしてくれることでしょう。

したがって、相手との関係性を上げておくことが伝わる、アクションしてもらえることになるのです。

 

まとめ:あなたの話は相手に伝わっていない

相手はあなたの話をあまり聞いてない、伝わりにくいと思って対応してれば、結果的に伝わると言えます。

そのためには、「何回も伝えること」や「相手にしゃべらせる」、「相手との関係性を上げておく」といった方法が役に立ちます。

伝わらないと、言った意味はありません。

しっかり相手に伝えてビジネスを有利に運んでいきましょう!

ご紹介した内容が少しでもご参考になれば幸いです。