仕事

【保存弾】残業時間を減らす6つのコツ〜効率よく仕事しよう〜

残業って聞くだけで、寒気がするのはわたしだけでしょうか?

残業が好きという人は、恐らくその世にいないはずです。

しかし、誰もが残業してますし、残業に苦しんでいます。
あなたも残業を減らしたいですよね?

わたしが実践しています残業を減らせる6つのコツのご紹介していきたいと思います!

 

スキマ時間の活用

まずはスキマ時間の活用ですが、例えば移動時間に仕事をするといったことが挙げられます。

移動時間でできることとしては、下記のようなものですよね。

・メールの送信・返信
・資料の読み込み
・原稿の下書き

仮に10分のスキマ時間が3回あれば、30分の時間を作り出すことができます。

したがって、スキマ時間で30分作り出せれば、30分の残業を減らすことができます。

スキマ時間(電車などの移動時間)でのネットサーフィン、ゲームをやめてみて、残業を減らす時間に当ててみてはいかがでしょうか?

スキマ時間に仕事するなら、iPadがあれば便利ですよ!

 

 

iPadのメリットは下記になります!

・すぐに立ち上がる
・メールの返信もできる
・添付ファイルも画面が大きくて見やすい

iPadでもPowerPoint、Excel、Wordが使用可能です。
(普通のiPad(9.7インチであれば無料で利用できます))

 

Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint
開発元:Microsoft Corporation
無料
posted withアプリーチ
Microsoft Excel
Microsoft Excel
開発元:Microsoft Corporation
無料
posted withアプリーチ
Microsoft Word
Microsoft Word
開発元:Microsoft Corporation
無料
posted withアプリーチ

 

 

メールは即レス

メールは即レスするというものです。

当然全てのメールが即レスできる訳ではないと思いますが、できるだけ即レスした方が時間の短縮になります。

メールを確認した際に一度閉じてしまうと、もう一度開いて、もう一度読んで返信するという作業になってしまいます。

再度「メールを開く、読む」といったわずかな時間でも塵も積もればです。

メールは即レスして時間節約して、残業時間を減らせるようにしましょう!

メール即レスは時間節約以外にも、レスポンスがいいということで相手に与えるの反応もいいですよ(๑╹ω╹๑ )

 

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他人に任せる

究極の時短は、他人に仕事を任せることです。

あなたは何でもかんでも自分で抱え込んでいませんか?

適切に仕事を他人に振りましょう!

他人でもできる仕事は他人に任せて、あなたはあなたにしかできない仕事をするべきです。

あなたはあなたの仕事をすれば、仕事は今よりも早く終わるはずです。

他人に仕事って振りにくいからなぁ・・・というのであれば、相手の自尊心をくすぐる頼み方をしましょう!

「〇〇さんだから頼んでるんです」
「〇〇さんは△△に詳しいから安心してお願いができるので」

上記のような感じで〇〇さんだから頼めるといった形で相手をいい気分にさせて仕事を振っちゃいましょう!

仕事を振ることができれば、あなたの残業時間はドンドン減っていきますよ!

 

ランチは11時30分~

ランチを食べに行くなら、11時30分には食べに行けばランチタイムを効率よくできます。

大抵の会社が12時からお昼休みなので、12時前になるとお店は混み始めます。

お店が混み始めると、並んでからランチを食べるハメになります。
並んでいる時間というのは、非常にムダです。

したがって、ランチ時に並ばないようにするためには、11時30分にはお店につくようにお昼休みを取ればいいのです。

11時30分にはお店につけば確実に並んでいませんし、お店がまだ空いているので注文した料理も早く出てきます。

ランチタイムを効率よく過ごすことによって、午後の仕事の生産性を上げることができます。

また、早く退社したいのであれば、お昼休みを早めに切り上げて、午後の仕事を開始するのも1つの方法となりますよ!

ランチタイムを効率よくすることで、残業時間を減らす一因にすることができます。

 

コンビニの複合機の活用

あなたが外出する仕事であれば、コンビニの複合機(コピー機)を使いこなすことによって仕事の効率を上げて、残業を減らすことができます。

コンビニの複合機は、コビー以外にも下記のようなことができます。

・PDF印刷
・スキャン

外出したのはいいけど、資料を印刷してくるのを忘れた・・・
「会社に戻らなきゃ!」といったことをしなくてよくなります。

「資料を印刷するために会社に帰ろう」といったことも、複合機でPDF印刷をすればなくなります。

そうすれば、今まで会社に戻っていた時間が節約することができ、残業時間の短縮に繋がります。

PDF印刷、スキャンはどのセブンイレブン、ローソン、ファミマのどこでもすることが可能ですよ!

(PowerPoint、Excel、Wordは、特別なソフトがなくてもパソコン上でPDFに変換することができます)

 

直行直帰する

これも外出する仕事に限ってのことにはなりますが、可能な限り直行直帰にするというものです。

会社に戻るだけで、「出先→会社→自宅」より、「出先→自宅」の方が会社に寄る時間を短縮できます。

そのことによって、残業時間を減らすことができますよ!

会社に戻らなくても先述した通り、コンビニでも印刷やスキャンができます。

したがって、どうしても会社に帰らないとできない仕事以外は会社に帰らず、直行直帰した方が効率がいいです。

参考記事:【実体験】直行直帰のメリット・デメリット

 

まとめ:効率よく仕事して残業を減らそう

いかがだったでしょうか?

仕事量を減らして残業を減らすのもアリですが、そうもいかないのが現実かと思います。

だったら、今回ご紹介した効率よく仕事するアプローチで残業を減らしましょう!

残業ばかりしていると体や心へのダメージが蓄積していってしまいます。
1番大事なものはあなたの体と心の健康なので、残業はできるだけ減らしたいものです。

ご紹介した内容があなたの残業時間を減らすご参考になれば幸いです!