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最強の書類整理術〜もうこれで書類の整理で困らない!〜

書類ってドンドンたまってしまうし、たまると整理するのが大変ですよね。

仕事の書類や子どもの保育園、学校からの連絡、マンションの管理組合からの連絡、郵送されてくる必要書類などなど・・・

こんなにたくさんの書類があれば、そりゃ書類がたまっていく一方ですよね。

私はある方法を始めてから、書類の整理には一切困っていません。

自宅も書類がたまってませんし、会社の私のロッカーだけガラガラ状態です。
みんな書類でビッチリなのに。

ここから先は本当に書類の整理には困っている方だけ読むようにして下さいね。
ここだけのハナシですからね!

 

書類を整理整頓するためには、

「捨てる!!」

これですべてが解決します!

えっ、それだけ?!

そんなことは分かってるんだよ!

捨てられないから困ってるんだ。

書類を捨てるには、仕組み化すれば誰でもできるようになります。

私は片付け名人的なことを言ってますが、もともと私は片付けができなかったのです。

私が一人暮らししていた部屋は、まさしく汚部屋でした^^;

なぜ、汚部屋の住人が片付けできるようになったのかというと仕組み化することができたからです。

片付けでの仕組み化は、いかに捨てられる仕組みを作るかが重要です。

でも、捨てるって難しいのです。

これを本当に捨ててもいいの?と心配や不安になったことはあるはず。

逆にいえば、捨ててもいいの?さえクリアできれば、捨てられるということになります。

では、書類に関して、捨てるための仕組み化をご紹介していきたいと思います!

 

書類を写真にとりましょう!

写真に撮ってから捨てるというシンプルな方法です。

スマホにもカメラがついているので、簡単に書類を写真におさめることができます。

写真を撮る際には、スマホよりもiPadがオススメです。

なぜかというと、iPadの方がスマホより画面が大きいからです!

書類の多くは、サイズがA4ですよね?

A4の書類だけスマホで見ると画面が小さくて、書類を捨てた後に見返すのが見返しにくいです。

その点、iPadは大画面なので書類を見返すことになっても大きくて見やすいです。

私はiPadで写真を撮って、そのままゴミ箱に書類を放り込んでいます。

でも新たにiPadを買うのはおサイフ的に・・・というのであれば、自宅に無線LANがあればWi-Fiモデルにすれば通信料の負担はありません。

自宅に無線LANがない場合は、Wi-Fi +セルラーモデルにして格安SIMでの運用がオススメです!

「格安SIMって大丈夫なの?」と疑問になったり、心配する必要はありませんよ!
docomo、auの回線を借りて運営しているので、電波が届く範囲は同じです。

ショップがなかったり、広告費を抑えているので、Docomo、auよりもお値段がお安いです。

私も格安SIMに当初不安がありましたが、docomoから格安SIMに切り替えたところ、月々の支払いは抑えられて快適に使用できています。

格安SIMに切り替えて大正解だったと思っています。

格安SIMでオススメなのが、「BIGLOBE」、「【UQモバイル】」です。

BIGLOBE」は老舗プロバーダー、「【UQモバイル】」はCMもやっていますし、WiMAXでも有名な大手なので安心して利用できます。

BIGLOBEのデータSIM(音声通話なし)であれば、月3GB使えて月額900円、6GBでも1450円とdocomoなどの大手キャリアで利用するよりもかなりお得です。
BIGLOBEはKDDI(auの運営会社)の子会社なので、安心して選べる会社なのです!

格安SIMを使うためには、AppleストアでSIMフリーのiPadを購入する必要があります。
公式サイトから購入するか、Appleストアの店舗でiPadを買うようにしましょう!

iPadで写真を撮って捨てたのはいいけど、捨てた書類に記入が必要になってしまったら・・・とご心配であればスキャンするといいです。

スキャンする方法は、次項でご紹介していきます!

書類をスキャンしましょう!

書類をスキャナーでスキャンして、PDFで保存するという方法です。

スキャンしておけば、もし記入が必要になったとしてもPDF化されていますので、プリンターで印刷するだけで書類が復活します。

iPadで写真を撮ったものを印刷したら、写真の印刷になってしまうので、元の書類とは違った感じになってしまいます。
(読むだけなら画面で確認できますので、印刷する必要はないでしょう)

スキャナーは、どんなものがいいのか?

私が使用しているのは、「Scan snap」です。

 

 

Scan snapのいいところは、

・読み取った文字が検索可能なレベルでスキャンできる
・両面読み取りなので、作業時間が短くて済む
・1度にスキャンできる枚数が多い

私がiPadで写真を撮る際と、Scan snapでスキャンする際の使い分けは、どうでもいい書類はiPadで写真を撮る、大事な書類はスキャンしています

あと、枚数が多いときもスキャンですね。

Scan snapは安くないですが、1度買ってしまえばプリンターのようにランニングコストがかからないので、一家に一台持っておく方がいいです。

ちなみにScan snapは、私の会社にあるリ◯ーの複合機のスキャナーより性能がいいです(笑)

Scan snapを買えば、本の自炊もできるようになりますよ!

本の自炊とは、本を破壊して、Scan snapで読み取ってPDF化することです。

私は持っている本を全て自炊して、本棚を捨てることができました

自炊については、こちらで写真付きで解説しているのでご参考にして下さいね。
本の自炊の簡単なやり方(分かりやすく写真で説明!)

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説明書はどうする?

書類ではないけど、家電を買うともれなくついてくるのが説明書ですよね。

説明書も家中の家電の説明書になると、結構なボリュームになります。

私の説明書の整理術ですが、新しい家電であれば、説明書のPDFがメーカーのホームページにありますので、紙の説明書は買ってすぐに捨てます

説明書もスマホで読むのであれば、画面が小さくて読みにくいですが、iPadを手に入れておけば画面が小さくて読みにくいこともありません

PDFの方がファイル内を検索できますので、むしろ紙より便利です。

例えば、ランプが点滅しているなら、「点滅」と検索すれば「点滅」の箇所が全て表示されるので見落としがなくなります。

古い家電でホームページにない場合は、本と同様に自炊してPDF化しています。

説明書のPDFは、Evernoteに入れて保存しています。

Evernoteはクラウドサービスの1つで、無料でも利用できますので活用してみて下さいね。
Evernote ホームページ

Evernoteに入れておいて、説明書をいつでも見られる状態にしておけば、外出先で嫁さんから家電の質問がきても答えられます(笑)

参考記事:これで決まり!EvernoteとOneNoteの使い分け!!

まとめ

いかがだったでしょうか?

書類の整理は、書類を捨てれば整理できます。

書類を捨てるためには、仕組み化が重要です。

仕組み化は、写真に撮る or スキャンしてから、捨てるだけです

これだけであなたは、もう書類がたまって困るということはありません。

片付けができなかった私でさえも、この仕組み化で書類がたまることはなくなったのですから。

ぜひ試してみて下さいね!

今回ご紹介した内容があなたのご参考になれば幸いです。